ทำรายงานประจำปี ต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง?
เริ่มจากเรื่องที่ต้องการสื่อสารและข้อมูลที่มีอยู่ก่อน ขนาดเล่ม กระดาษ และจำนวนหน้ายังคุยต่อได้ การรวบรวมต้นฉบับเป็นหมวดจะช่วยให้เห็นทั้งสิ่งที่พร้อมใช้และสิ่งที่ต้องเติม
เริ่มจากโจทย์ของเล่ม
บอกว่ารายงานนี้จัดทำให้ใครอ่าน ครอบคลุมปีหรือช่วงเวลาใด ต้องการให้ผู้อ่านเข้าใจเรื่องอะไร และต้องใช้เล่มเมื่อไร ถ้ามีงบประมาณหรือจำนวนผลิตคร่าว ๆ แจ้งมาพร้อมกันได้ เพื่อใช้วางขอบเขตเนื้อหาและรูปแบบการผลิต
ข้อมูล 5 ส่วนที่ควรรวบรวม
- ข้อมูลหน่วยงาน — ชื่อที่ใช้เผยแพร่ ตราสัญลักษณ์ ข้อมูลติดต่อ และแนวทางใช้สีหรือโลโก้ถ้ามี
- ข้อความหลัก — สารผู้บริหาร ข้อมูลพื้นที่ วิสัยทัศน์ หรือเนื้อหาที่ต้องมีตามโจทย์ของเล่ม
- ผลงานและกิจกรรม — ชื่อโครงการ ช่วงเวลา วัตถุประสงค์ และผลที่มีหลักฐาน พร้อมจัดหมวดให้เห็นว่าเรื่องใดเกี่ยวข้องกัน
- รูปภาพต้นฉบับ — แยกโฟลเดอร์ตามเรื่องหรือโครงการ ระบุว่าเป็นภาพอะไร และส่งไฟล์ต้นฉบับที่มี แทนการดึงรูปออกจากเอกสารซ้ำเมื่อยังมีไฟล์เดิมอยู่
- ตารางและตัวเลข — ส่งไฟล์ตารางเดิมถ้ามี พร้อมชื่อหน่วย ปีข้อมูล และแหล่งที่มา เพื่อให้ผู้รับผิดชอบตรวจความถูกต้องก่อนนำไปจัดหน้า
ยังไม่ครบทุกอย่าง เริ่มคุยได้ไหม?
เริ่มได้จากเอกสารและรูปที่มี พร้อมระบุว่าส่วนไหนยืนยันแล้ว ส่วนไหนยังรอข้อมูล CreativePoint ช่วยวางโครงเรื่อง เรียบเรียง บรรณาธิการ ออกแบบและจัดหน้าได้ หากต้องการภาพถ่ายหรือภาพมุมสูงจากโดรนเพิ่มเติม จะคุยรายการภาพและขอบเขตกันก่อนเริ่มงาน
ภาพที่ยังขาดไม่จำเป็นต้องแทนด้วยภาพที่ไม่ตรงเรื่องเสมอไป ควรดูว่าหัวข้อนั้นต้องการภาพจริง ตาราง แผนภาพ หรือข้อความอธิบายแบบใด แล้วเลือกให้เหมาะกับข้อมูล
กำหนดผู้ตรวจต้นฉบับไว้ตั้งแต่ต้น
ระบุผู้ประสานงานและผู้ยืนยันข้อมูลแต่ละส่วน โดยเฉพาะชื่อบุคคล ตำแหน่ง ปี ตัวเลข และคำบรรยายภาพ ช่วยให้การตรวจแก้มีข้อสรุปเดียวกัน ก่อนตรวจปรู๊ฟและเข้าสู่การผลิต
ถ้าต้องการประเมินราคาเบื้องต้น ส่งประเภทเล่ม จำนวนผลิต วันที่ต้องใช้ และรายการข้อมูลที่มีมาก่อนได้ จำนวนหน้า วัสดุ และวิธีเข้าเล่มจะพิจารณาร่วมกับขอบเขตงานจริง
มีข้อมูลแค่ไหน เริ่มคุยได้แค่นั้น
บอกสิ่งที่อยากสื่อสาร คนที่จะอ่าน และวันที่ต้องใช้ พร้อมส่งข้อมูลที่มีให้เราช่วยแนะนำรูปแบบและขอบเขตงาน